Solicitação para pagamento de Taxa/s de Inscrição/ões em Evento/s (Nacionais)

1. Como é a abertura , instrução processual e a tramitação do processo administrativo eletrônico no SIPAC/ UFPB?

O INTERESSADO – Deve abrir processo administrativo no SIPAC, como será orientado a seguir:

•  DADOS GERAIS DO PROCESSO

 Tipo do processo: REQUISIÇÃO DE SERVIÇOS

Assunto do Processo: 034 – GESTÃO DE MATERIAIS  E CONTRATAÇÃO DE SERVIÇOS

Assunto Detalhado: SOLICITAÇÃO DE INSCRIÇÃO NO EVENTO (inserir aqui dados do evento: nome, entidade organizadora, datas (período de realização), local, se presencial ou virtual, etc)

Natureza do Processo: Ostensivo

Obs: no ato do preenchimento, colocar seu nome e e-mail como interessado no processo para receber notificações sobre o andamento de sua tramitação.

• DOCUMENTOS  QUE DEVEM SER (OBRIGATORIAMENTE) ANEXADOS AO PROCESSO ADMINISTRATIVO

 –Memorando assinado pelo participante do evento solicitando autorização à Direção de Centro do CCAE;

 – Autorização da chefia do departamento para utilização da cota orçamentária dessa unidade no pagamento da taxa de inscrição ora pleiteada;

 –Formulário de solicitação de taxa de inscrição em eventos no país devidamente preenchido e assinado pelo participante do evento e pela Direção de Centro, disponível no site da PRA; (http://www.pra.ufpb.br/pra/contents/formularios/formularios/formulario-de-taxa-de-inscricao-eventos-no-pais/view)

Observações a respeito do preenchimento desse formulário: No caso de preenchimento incompleto do formulário, o processo será devolvido ao interessado para as complementações necessárias, sobretudo no caso de ausência das informações da instituição promovente (campo 7 do formulário). Quando o valor solicitado for superior ao previsto no folder do evento, o processo será devolvido à unidade solicitante para ajustes e/ou autorização do dirigente.

–Carta de aceite, se for o caso, ou outros documentos que comprovem a inscrição do interessado no evento;

 –Cópia do(s) trabalho(s) que serão apresentados ou publicados pelo evento, se cabível;

– Documento que comprove o valor a ser pago na inscrição (obtido em website do evento, e-mails trocados com os organizadores ou afins;

– Documento que comprove que os organizadores do evento aceitam nota de empenho como forma de pagamento da inscrição (obtido em website do evento, e-mails trocados com os organizadores ou afins);

 – Justificativa por meio de exposição de motivos do dirigente da Unidade, a partir do 3º (terceiro) inscrito neste mesmo evento.

• MOVIMENTAÇÃO DO PROCESSO E PRAZO MÍNIMO DE ENVIO À ASSESSORIA ADMINISTRATIVA DO CCAE.

– O processo administrativo eletrônico de solicitação da taxa de inscrição em eventos deverá ser enviado para a Assessoria Administrativa do CCAE – (11.01.35.01.01) com antecedência mínima de 22 dias da data inicial do evento.

– Após o recebimento do processo por esta unidade, serão anexados outros documentos complementares e realizada a análise preliminar a respeito da instrução processual e, se adequada, o processo será remetido para a Coordenação de Administração da PRA/UFPB.

2. Como recebo a NOTA DE EMPENHO para confirmação da minha inscrição no evento?

A Nota de Empenho será encaminhada aos e-mails informados no formulário de taxa da inscrição em eventos para que seja  confirmada a inscrição do interessado perante a instituição promovente.

3. Após a minha participação no evento, o que devo fazer para efetuar o pagamento à instituição promovente do evento?

 O interessado deverá solicitar da instituição promovente do evento e enviar à Assessoria Administrativa do CCAE por e-mail ou anexar ao processo inicial no SIPAC a seguinte documentação:

 – Nota Fiscal de serviços eletrônica emitida com o CNPJ da UFPB( 24.098.477/0001-10);

– Certificado(s) de participação no evento;

– Declaração da organizadora de não incidência na fonte do IR, da CSLL, da Confins e da Contribuição para o PIS/Pasep (se for o caso);

– Declaração de que o prestador de serviço goza da isenção do imposto sobre serviço (ISSQN) (se for o caso).

 O pagamento da inscrição somente ocorrerá após a comprovação da participação do servidor no evento. Dessa forma, reforçamos que, para isso, é indispensável o envio da documentação acima descrita.

4. Como fazer para entrar em contato com a Assessoria Administrativa para tratar sobre esse assunto?

 Universidade Federal da Paraíba – UFPB

CCAE/Campus IV / Assessoria Administrativa

E-mails:  assessoria.administrativa@ccae.ufpb.br // rubens@ccae.ufpb.br

Em caso de dúvida entrar em contato com a Assessoria Administrativa (Kaline ou Rubens):

Telefone: (83) 3049-4300